KI-Schulungspflicht gemäß Art. 4 EU-KI-Verordnung: Was bedeutet das für Unternehmen, Mitarbeitende und technische Dokumentation?
Seit Februar 2025 gilt für Unternehmen eine neue Verpflichtung im Umgang mit Künstlicher Intelligenz: Mitarbeitende, die KI-Systeme im beruflichen Kontext einsetzen oder mit deren Ergebnissen arbeiten, müssen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen.
Die Grundlage dafür ist Artikel 4 der EU-KI-Verordnung, häufig auch als KI-Schulungspflicht bezeichnet.
Für viele Unternehmen stellt sich jetzt die Frage:
- Wer muss geschult werden?
- Welche Inhalte müssen vermittelt werden?
- Reicht eine kurze Einweisung?
- Was bedeutet das für technische Redaktion, Dokumentation und interne Prozesse?
- Wie kann KI sinnvoll, sicher und nachvollziehbar eingesetzt werden?
Gerade in Bereichen wie Technische Dokumentation, Produktinformation, Qualitätsmanagement, Maschinenbau, Anlagenbau, Software, Industrie und Verwaltung wird KI zunehmend eingesetzt – etwa für Recherche, Textentwürfe, Übersetzungen, Strukturierung, Terminologiearbeit oder Prozessdokumentation.
Damit entstehen Chancen. Gleichzeitig entstehen aber auch rechtliche, organisatorische und sicherheitsrelevante Risiken.
1. Was ist die KI-Schulungspflicht?
Die KI-Schulungspflicht ergibt sich aus der EU-KI-Verordnung, auch bekannt als AI Act.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Personen, die mit KI-Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.
Das bedeutet: Mitarbeitende sollen nicht nur wissen, wie man ein KI-Tool bedient. Sie müssen auch verstehen, welche Grenzen, Risiken und rechtlichen Anforderungen mit dem Einsatz von KI verbunden sind.
Dazu gehören unter anderem:
- Grundverständnis von Künstlicher Intelligenz
- sichere Nutzung von KI-Anwendungen
- Datenschutz und DSGVO
- Schutz sensibler Unternehmensdaten
- Urheberrecht und geistiges Eigentum
- Bewertung von KI-Ergebnissen
- Erkennen von Fehlern, Halluzinationen und Manipulationen
- verantwortungsvoller Umgang mit generativer KI
- Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von KI-Einsatz
Die Schulungspflicht betrifft also nicht nur IT-Abteilungen. Sie betrifft alle Bereiche, in denen KI beruflich genutzt wird.
2. Warum ist die KI-Schulungspflicht für Unternehmen relevant?
KI-Werkzeuge sind inzwischen leicht zugänglich. Viele Mitarbeitende nutzen sie bereits im Arbeitsalltag, oft ohne klare Regeln.
Beispiele:
- Texte mit ChatGPT, Copilot oder ähnlichen Systemen erstellen
- Kunden-E-Mails analysieren oder beantworten lassen
- technische Inhalte zusammenfassen
- Excel-Daten auswerten
- Präsentationen vorbereiten
- Produktinformationen strukturieren
- Übersetzungen erstellen
- Bilder oder Grafiken generieren
- interne Dokumente hochladen und analysieren lassen
Das klingt effizient. Ohne Schulung kann daraus aber schnell ein Risiko werden.
Typische Risiken beim ungeschulten KI-Einsatz:
- vertrauliche Daten werden in externe KI-Systeme eingegeben
- personenbezogene Daten werden ohne Rechtsgrundlage verarbeitet
- KI-generierte Inhalte enthalten fachliche Fehler
- urheberrechtlich problematische Inhalte werden übernommen
- Ergebnisse werden ungeprüft veröffentlicht
- Quellen, Annahmen und Änderungen sind nicht nachvollziehbar
- interne Qualitätsprozesse werden umgangen
- Mitarbeitende überschätzen die Zuverlässigkeit der KI
Die KI-Schulungspflicht soll genau hier ansetzen: Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Mitarbeitende KI nicht blind, sondern kompetent und kontrolliert einsetzen.
3. Wer muss zur KI geschult werden?
Die KI-Schulungspflicht betrifft grundsätzlich alle Mitarbeitenden, die im beruflichen Umfeld mit KI-Systemen arbeiten oder deren Ergebnisse verwenden.
Dazu können gehören:
- Technische Redakteure
- Produktmanager
- Konstrukteure
- Entwickler
- Projektleiter
- Marketing- und Vertriebsmitarbeitende
- HR-Abteilungen
- Qualitätsmanagement
- Kundendienst und Support
- IT-Abteilungen
- Führungskräfte
- Geschäftsleitung
- Datenschutz- und Compliance-Verantwortliche
- Betriebsräte
Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung. Entscheidend ist, ob KI im Arbeitsprozess genutzt wird.
Ein technischer Redakteur, der KI zur Strukturierung einer Betriebsanleitung nutzt, ist ebenso betroffen wie eine Mitarbeiterin im Vertrieb, die KI für Angebotsmails verwendet.
4. Welche Inhalte sollte eine KI-Schulung enthalten?
Eine sinnvolle KI-Schulung sollte nicht nur aus einer allgemeinen Einführung bestehen. Sie muss auf die tatsächliche Nutzung im Unternehmen bezogen sein.
Wichtige Inhalte sind:
Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
Mitarbeitende sollten verstehen:
- was KI ist
- wie generative KI grundsätzlich funktioniert
- was Prompts sind
- warum KI Ergebnisse erzeugt, aber nicht „versteht“
- warum KI falsche oder erfundene Inhalte liefern kann
- welche typischen Einsatzbereiche es im Unternehmen gibt
Gerade das Verständnis der Grenzen ist wichtig. KI kann unterstützen, aber sie ersetzt keine fachliche Prüfung.
Rechtliche Grundlagen der EU-KI-Verordnung
Die EU-KI-Verordnung unterscheidet KI-Systeme nach Risikoklassen.
Relevant sind unter anderem:
- unzulässige KI-Systeme
- Hochrisiko-KI-Systeme
- KI-Systeme mit Transparenzpflichten
- KI-Systeme mit geringem oder minimalem Risiko
Für Unternehmen ist wichtig zu wissen, ob sie KI-Systeme nur nutzen oder selbst anbieten. Daraus können unterschiedliche Pflichten entstehen.
Auch Kennzeichnungspflichten können relevant sein, zum Beispiel bei KI-generierten Inhalten, Deepfakes oder automatisierten Interaktionen.
Datenschutz und DSGVO
Datenschutz ist einer der kritischsten Punkte beim KI-Einsatz.
Mitarbeitende müssen wissen:
- welche personenbezogenen Daten nicht in KI-Tools eingegeben werden dürfen
- wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein kann
- welche Rolle Auftragsverarbeitung spielt
- wie Kundendaten, Mitarbeiterdaten und Bewerberdaten geschützt werden
- welche internen Freigabeprozesse gelten
Ein typischer Fehler ist das Hochladen von Dokumenten mit personenbezogenen oder vertraulichen Informationen in externe KI-Systeme.
Schutz sensibler Unternehmensdaten
Neben personenbezogenen Daten müssen auch Unternehmensinformationen geschützt werden.
Dazu gehören:
- technische Zeichnungen
- Spezifikationen
- Quellcode
- Kundendaten
- Vertragsinformationen
- Preislisten
- interne Strategien
- Protokolle
- unveröffentlichte Produktinformationen
- technische Dokumentationen
Gerade in technischen Branchen kann ein unkontrollierter KI-Einsatz zu Know-how-Abfluss führen.
Urheberrecht und geistiges Eigentum
KI-generierte Inhalte werfen urheberrechtliche Fragen auf.
Mitarbeitende sollten wissen:
- wann KI-Texte geprüft werden müssen
- warum KI-generierte Inhalte nicht automatisch rechtssicher sind
- welche Risiken bei Bildern, Grafiken und Texten bestehen
- wie Quellen und Rechte geprüft werden
- wie unternehmenseigenes geistiges Eigentum geschützt wird
Das betrifft besonders Marketing, technische Redaktion, Schulungsunterlagen, Produktinformationen und öffentliche Kommunikation.
Sicheres Prompting
Prompts sind Arbeitsanweisungen an KI-Systeme. Gute Prompts verbessern die Ergebnisse, ersetzen aber keine Prüfung.
Eine Schulung sollte zeigen:
- wie Prompts klar formuliert werden
- welche Informationen nicht in Prompts gehören
- wie man Rollen, Zielgruppen und Ausgabeformate definiert
- wie man KI-Ergebnisse kritisch überprüft
- wie man sichere Prompt-Vorlagen erstellt
- wie Prompts dokumentiert werden können
Für Unternehmen kann eine interne Prompt-Sammlung sinnvoll sein. Diese sollte geprüfte Beispiele enthalten und klare Grenzen definieren.
5. Beispiel: KI-Einsatz in der Technischen Dokumentation
In der Technischen Dokumentation kann KI viele Arbeitsschritte unterstützen.
Beispiele:
- Strukturierung von Betriebsanleitungen
- Erstellung erster Textentwürfe
- Umformulierung komplexer Inhalte
- Terminologieprüfung
- Übersetzungsvorbereitung
- Zusammenfassung technischer Spezifikationen
- Erstellung von Checklisten
- Ableitung von Warnhinweisen
- Analyse vorhandener Dokumentationen
- Unterstützung bei Redaktionsleitfäden
Ein mögliches Szenario:
Ein technischer Redakteur erhält technische Daten, Normenhinweise und Prozessbeschreibungen zu einer Maschine. Eine KI kann daraus eine erste Gliederung für eine Betriebsanleitung oder Wartungsanweisung erstellen.
Das spart Zeit. Trotzdem müssen folgende Fragen geklärt werden:
- Sind die eingegebenen Daten vertraulich?
- Wurde das richtige KI-System verwendet?
- Sind Normen und rechtliche Anforderungen korrekt berücksichtigt?
- Wurden Warnhinweise fachlich geprüft?
- Sind Formulierungen eindeutig und zielgruppengerecht?
- Ist nachvollziehbar, welche Inhalte durch KI unterstützt wurden?
- Wurde das Ergebnis redaktionell und technisch geprüft?
KI kann also ein starkes Werkzeug sein. Die Verantwortung bleibt aber beim Unternehmen und bei den zuständigen Fachpersonen.
6. Reicht eine einmalige KI-Schulung aus?
Eine einmalige Schulung kann ein sinnvoller Start sein. In vielen Unternehmen wird sie aber nicht ausreichen.
Der Grund: KI-Systeme, rechtliche Anforderungen und interne Anwendungsfälle entwickeln sich schnell weiter.
Sinnvoll ist daher ein gestuftes Vorgehen:
Grundlagenschulung für alle KI-Nutzer
Diese Schulung vermittelt die wichtigsten Regeln für den sicheren KI-Einsatz im Arbeitsalltag.
Inhalte:
- Grundlagen
- rechtliche Rahmenbedingungen
- Datenschutz
- Unternehmensdaten
- Urheberrecht
- sichere Prompts
- Prüfung von KI-Ergebnissen
Vertiefung für Fachbereiche
Ein technischer Redakteur braucht andere Beispiele als eine HR-Mitarbeiterin oder ein Vertriebsmitarbeiter.
Fachspezifische Schulungen können auf konkrete Arbeitsprozesse eingehen:
- Technische Dokumentation
- Marketing
- Vertrieb
- HR
- Kundenservice
- Softwareentwicklung
- Qualitätsmanagement
- Geschäftsführung
Train-the-Trainer-Konzept
Für größere Unternehmen kann es sinnvoll sein, interne KI-Verantwortliche auszubilden.
Diese Personen können:
- Mitarbeitende intern schulen
- Fragen zum KI-Einsatz beantworten
- sichere Anwendungsfälle sammeln
- Prompt-Vorlagen entwickeln
- Risiken erkennen
- interne KI-Richtlinien mitgestalten
- als Schnittstelle zu Datenschutz, IT und Compliance dienen
7. Warum Unternehmen eine KI-Richtlinie brauchen
Eine Schulung allein ist oft nicht genug. Mitarbeitende brauchen klare Regeln.
Eine interne KI-Richtlinie sollte festlegen:
- welche KI-Tools erlaubt sind
- welche Daten eingegeben werden dürfen
- welche Daten verboten sind
- wer neue KI-Anwendungen freigibt
- wie Ergebnisse geprüft werden
- wie KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden
- wie mit Fehlern umzugehen ist
- welche Dokumentationspflichten bestehen
- wer bei Fragen zuständig ist
Ohne Richtlinie bleibt vieles unklar. Dann entscheidet jeder Mitarbeitende selbst, was erlaubt ist. Genau das ist riskant.
8. KI-Kompetenz als Qualitätsfaktor
Die KI-Schulungspflicht sollte nicht nur als gesetzliche Pflicht verstanden werden.
Richtig umgesetzt, verbessert sie die Qualität der Arbeit.
Gut geschulte Mitarbeitende können:
- KI-Ergebnisse besser bewerten
- Fehler schneller erkennen
- rechtliche Risiken vermeiden
- produktiver arbeiten
- bessere Prompts formulieren
- interne Daten schützen
- Prozesse effizienter gestalten
- Dokumentationsqualität verbessern
Gerade in der technischen Kommunikation ist das wichtig. Technische Dokumentation muss korrekt, verständlich, zielgruppengerecht und rechtssicher sein. KI kann dabei helfen – aber nur, wenn sie kontrolliert eingesetzt wird.
9. Häufige Fehler bei der Umsetzung
Viele Unternehmen unterschätzen die praktische Seite der KI-Schulungspflicht.
Typische Fehler:
- KI wird komplett verboten, obwohl Mitarbeitende sie längst nutzen
- Schulungen bleiben zu allgemein
- Datenschutz wird nur oberflächlich behandelt
- technische Fachbereiche werden nicht einbezogen
- es gibt keine klare KI-Richtlinie
- KI-Ergebnisse werden ungeprüft übernommen
- Schulungsnachweise fehlen
- Prompts enthalten vertrauliche Informationen
- Urheberrechtsfragen werden ignoriert
- Führungskräfte sind selbst nicht ausreichend informiert
Ein wirksames KI-Konzept braucht deshalb mehr als eine Präsentation. Es braucht Verständnis, klare Regeln und praxistaugliche Prozesse.
Unterstützung durch Frings Medienservice
Sie möchten KI in Ihrer Technischen Dokumentation, Produktkommunikation oder internen Dokumentation sinnvoll einsetzen?
Frings Medienservice unterstützt Unternehmen dabei, technische Inhalte verständlich, strukturiert und zielgruppengerecht aufzubereiten.
Dazu gehören unter anderem:
- Technische Dokumentation
- Betriebsanleitungen
- Produktinformationen
- redaktionelle Strukturierung technischer Inhalte
- KI-gestützte Dokumentationsprozesse
- Prüfung und Optimierung bestehender Dokumentationen
- verständliche Aufbereitung komplexer technischer Informationen
Wenn Sie prüfen möchten, wie KI Ihre Dokumentationsprozesse unterstützen kann, sprechen Sie uns gerne an.
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